5 Mitarbeiter, 30 Prozent weniger M365-Kosten – so geht’s

Können Sie sich vorstellen, für Microsoft 365 jeden Monat 30 Prozent weniger zu zahlen – ohne dass jemand im Team auf Outlook, Teams oder Excel verzichten muss?

Geht. Und zwar ohne Tricks, ohne Abo-Fallen und ohne dass Sie sich mit kleingedruckten Lizenzbedingungen rumschlagen müssen. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit fünf Mitarbeitern den optimalen Mix finden, der genau das kann: Kosten sparen, ohne dass die Arbeit leidet.

Warum der Standard-Plan für die meisten zu teuer ist

Die meisten kleinen Teams greifen reflexartig zum Microsoft 365 Business Standard. Der kostet aktuell 12,50 Euro pro Nutzer im Monat. Macht bei fünf Leuten 62,50 Euro. Klingt erstmal überschaubar – aber über drei Jahre summiert sich das auf 2.250 Euro. Und das nur für die Basics.

Das Problem: Nicht jeder im Team braucht den vollen Funktionsumfang. Die Buchhalterin nutzt vielleicht nur Outlook, Excel und OneDrive. Der Vertriebsmitarbeiter arbeitet hauptsächlich mit Teams und Word. Und der Chef? Der will vor allem sicher sein, dass alles läuft – ohne sich mit Lizenzen zu beschäftigen. Wenn Sie hier alle über einen Kamm scheren, zahlen Sie für Funktionen, die niemand nutzt.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Berliner Steuerbüro mit fünf Mitarbeitern hat vor einem Jahr auf Business Basic (5,10 Euro/User) für drei Kollegen und Business Standard (12,50 Euro) für die beiden Partner umgestellt. Ergebnis: Statt 62,50 Euro zahlen sie jetzt 40,80 Euro im Monat. Macht 260 Euro Ersparnis pro Jahr – ohne dass jemand auf etwas verzichten musste. Die Partner behielten alle Funktionen, die anderen bekamen, was sie wirklich brauchten.

Der richtige Mix: Wer braucht was?

Microsoft bietet für kleine Teams drei Hauptoptionen an:

• Business Basic (5,10 Euro/User/Monat): Web- und Mobile-Apps, 1 TB Cloud-Speicher, Teams, Exchange, SharePoint. Keine Desktop-Apps wie Word oder Excel zum Installieren.
• Business Standard (12,50 Euro/User/Monat): Alles aus Basic plus Desktop-Apps für Office, Publisher und Access.
• Business Premium (20,60 Euro/User/Monat): Alles aus Standard plus erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Defender und Intune.

Die Faustregel: Wer nur mit E-Mails, Cloud-Speicher und Teams arbeitet, kommt mit Basic aus. Wer regelmäßig Word, Excel oder PowerPoint nutzt, braucht Standard. Premium lohnt sich erst, wenn Sie sensible Daten verarbeiten oder spezielle Compliance-Anforderungen haben – was bei den meisten kleinen Teams nicht der Fall ist.

Ein typischer Mix für fünf Mitarbeiter könnte so aussehen:

• 2 x Business Standard (für diejenigen, die Desktop-Apps brauchen)
• 3 x Business Basic (für alle anderen)

Kosten: 2 x 12,50 Euro + 3 x 5,10 Euro = 40,30 Euro im Monat. Statt 62,50 Euro. Das sind 22,20 Euro Ersparnis pro Monat – oder 266,40 Euro im Jahr. Ohne dass jemand auf etwas verzichten muss.

Die häufigsten Fallstricke – und wie Sie sie vermeiden

Klingt einfach, aber es gibt ein paar Punkte, die Sie beachten sollten, damit die Umstellung reibungslos läuft:

1. Desktop-Apps vs. Web-Apps: Nicht jeder weiß, dass Business Basic keine installierbaren Office-Programme enthält. Wenn jemand im Team gewohnt ist, mit der Desktop-Version von Excel zu arbeiten, wird er mit der Web-Version nicht glücklich. Klären Sie vorher ab, wer wirklich die Desktop-Apps braucht – und wer auch mit den Web-Versionen zurechtkommt.

2. Datenmigration: Wenn Sie von einem höheren Plan auf Basic wechseln, müssen Sie sicherstellen, dass alle Daten in der Cloud liegen. Wer bisher lokal auf dem Rechner gearbeitet hat, muss seine Dateien vorher in OneDrive oder SharePoint verschieben. Sonst gibt’s nach dem Downgrade Probleme.

3. Teams und Telefonie: Wenn Sie Teams für Telefonie nutzen, brauchen Sie mindestens Business Standard. Basic reicht hier nicht aus. Prüfen Sie vorher, ob jemand im Team auf diese Funktion angewiesen ist.

4. Admin-Rechte: Wenn Sie selbst die Lizenzen verwalten, achten Sie darauf, dass Sie nicht versehentlich zu viele Nutzer downgraden. Einmal falsch geklickt, und plötzlich hat jemand keinen Zugriff mehr auf seine Mails. Machen Sie die Umstellung Schritt für Schritt und testen Sie jeden Account, bevor Sie den nächsten anpassen.

So setzen Sie den Mix in der Praxis um

Wenn Sie den Lizenzmix anpassen wollen, gehen Sie am besten so vor:

1. Nutzer analysieren: Fragen Sie im Team nach, wer welche Programme wirklich nutzt. Nicht nach Bauchgefühl entscheiden – oft stellt sich heraus, dass jemand Funktionen braucht, von denen Sie nichts wussten. Oder umgekehrt: Dass jemand seit Jahren mit einer abgespeckten Version zurechtkommt.

2. Testphase einplanen: Bevor Sie alle Lizenzen umstellen, probieren Sie den neuen Mix mit einem oder zwei Nutzern aus. So sehen Sie, ob es Probleme gibt – ohne dass gleich das ganze Team betroffen ist.

3. Schrittweise umstellen: Beginnen Sie mit den Nutzern, die am wenigsten Funktionen brauchen. Wenn die Umstellung bei denen reibungslos läuft, können Sie nach und nach die anderen anpassen.

4. Dokumentation: Halten Sie fest, wer welche Lizenz hat. Das klingt bürokratisch, aber wenn in einem Jahr jemand fragt, warum der Kollege X plötzlich keine Desktop-Apps mehr hat, spart Ihnen das Zeit und Nerven.

5. Regelmäßig prüfen: Alle sechs Monate sollten Sie checken, ob der Mix noch passt. Vielleicht hat sich im Team etwas geändert – jemand übernimmt neue Aufgaben, ein Kollege geht, ein neuer kommt dazu. Dann müssen Sie die Lizenzen anpassen.

Ein letzter Tipp: Microsoft ändert regelmäßig die Preise und Bedingungen. Was heute der optimale Mix ist, kann in einem Jahr schon wieder anders aussehen. Bleiben Sie dran – oder lassen Sie sich von jemandem helfen, der das im Blick hat. Denn am Ende geht es nicht nur darum, Geld zu sparen, sondern auch darum, dass Ihre Leute effizient arbeiten können. Ohne dass Sie sich ständig mit Lizenzfragen rumschlagen müssen.

Was Sie jetzt tun sollten

Setzen Sie sich heute noch mit Ihrem Team zusammen und klären Sie ab, wer welche Funktionen wirklich braucht. Machen Sie eine einfache Liste:

• Wer nutzt Desktop-Apps?
• Wer kommt mit Web-Apps zurecht?
• Wer braucht erweiterte Sicherheitsfunktionen?

Dann rechnen Sie aus, wie viel Sie mit dem optimalen Mix sparen können. Und wenn Sie unsicher sind, ob die Umstellung klappt: Holen Sie sich Hilfe. Denn am Ende soll das System für Sie arbeiten – nicht umgekehrt.