Warum Ihre E-Mails beim Hoster-Wechsel plötzlich weg sind – und wie Sie das verhindern

„Das macht der neue Hoster schon für uns“ – diesen Satz höre ich jedes Mal, wenn ein Kunde seine Domain umzieht. Drei Wochen später fehlen 20.000 E-Mails, die Kontakte sind weg und der Kalender synchronisiert nur noch mit Glück. Der neue Hoster hat zwar die DNS-Einträge geändert, aber die eigentlichen Daten liegen noch beim alten Anbieter – und der löscht sie nach 30 Tagen automatisch. Hier steht, wie Sie das selbst in die Hand nehmen, bevor es teuer wird.

Wo die meisten Umzüge schiefgehen

Die typische Migration läuft so ab: Der neue Hoster übernimmt die Domain, richtet die E-Mail-Postfächer ein und sagt „Fertig“. Was niemand erwähnt: Die alten E-Mails, Ordnerstrukturen und Kontakte bleiben beim alten Anbieter. Wenn Sie Glück haben, können Sie die noch 30 Tage lang per Webmail abrufen. Danach sind sie weg – und der alte Hoster wird Ihnen für die Wiederherstellung 150 Euro pro Postfach berechnen. Ich hatte letzte Woche einen Steuerberater in Neukölln, der für 12 Postfächer 1.800 Euro zahlen sollte, weil er dachte, der Umzug sei „automatisch“ erledigt.

Das zweite Problem: Viele Hosting-Pakete begrenzen die Postfachgröße. Wenn Sie 50 GB E-Mails haben, aber der neue Anbieter nur 10 GB pro Postfach erlaubt, müssen Sie entweder aufräumen oder teure Upgrades buchen. Die meisten merken das erst, wenn die ersten Mails nicht mehr ankommen – und dann ist der Umzug schon halb durch.

Drittens: IMAP vs. POP3. Wenn Ihre Mitarbeiter bisher POP3 genutzt haben, liegen die E-Mails lokal auf ihren Rechnern. Beim Wechsel auf IMAP (was die meisten Hosting-Pakete standardmäßig nutzen) sind diese lokalen Mails plötzlich unsichtbar. Das führt zu Chaos, wenn plötzlich nur noch die E-Mails der letzten 30 Tage da sind.

So sichern Sie alle Daten – Schritt für Schritt

Bevor Sie irgendetwas umstellen, brauchen Sie ein vollständiges Backup. Das geht am einfachsten mit einem E-Mail-Client wie Thunderbird oder Outlook. So geht’s:

• Thunderbird einrichten: Installieren Sie Thunderbird und fügen Sie Ihr E-Mail-Konto hinzu. Wählen Sie IMAP (nicht POP3!) und warten Sie, bis alle Ordner synchronisiert sind. Das kann bei großen Postfächern mehrere Stunden dauern.
• Lokales Backup erstellen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Konto und wählen Sie „Alle Ordner abonnieren“. Dann gehen Sie auf „Extras“ → „Einstellungen“ → „Konten-Einstellungen“ und wählen unter „Server-Einstellungen“ die Option „Nachrichten auf diesem Computer speichern“. Jetzt werden alle E-Mails lokal gesichert.
• Kontakte und Kalender exportieren: In Thunderbird gehen Sie auf „Adressbuch“ und exportieren alle Kontakte als .csv oder .vcf. Für den Kalender nutzen Sie das Add-on „Lightning“ und exportieren die Termine als .ics.
• Backup prüfen: Öffnen Sie den Ordner, in dem Thunderbird die Daten speichert (unter Windows meist C:Users[Benutzername]AppDataRoamingThunderbirdProfiles). Dort sollte ein Ordner mit dem Namen Ihres Kontos und einer Datei namens „Inbox“ oder „Mail“ liegen. Die Dateigröße sollte ungefähr der Größe Ihres Postfachs entsprechen.

Falls Sie kein Thunderbird nutzen wollen, geht es auch mit IMAPCopy oder imapsync – das sind Tools, die direkt zwischen zwei IMAP-Servern synchronisieren. Der Vorteil: Sie müssen nichts lokal speichern. Der Nachteil: Wenn etwas schiefgeht, haben Sie kein Backup. Ich empfehle trotzdem immer ein lokales Backup, weil Sie dann unabhängig vom alten Hoster sind.

Der eigentliche Umzug: DNS, MX-Records und Fallstricke

Wenn das Backup steht, können Sie die DNS-Einträge ändern. Aber Achtung: Nicht einfach den neuen Hoster die Domain übernehmen lassen. Das führt oft zu Ausfällen, weil die DNS-Änderungen bis zu 48 Stunden brauchen, um weltweit zu wirken. Besser ist es, die Änderungen selbst vorzunehmen:

• MX-Records prüfen: Die MX-Records bestimmen, wohin E-Mails zugestellt werden. Fragen Sie Ihren neuen Hoster nach den genauen Einträgen (z. B. mx1.neuer-hoster.de). Tragen Sie diese in die DNS-Einstellungen Ihrer Domain ein – aber lassen Sie die alten MX-Records zunächst noch stehen.
• TTL reduzieren: Die „Time to Live“ (TTL) bestimmt, wie lange DNS-Einträge zwischengespeichert werden. Setzen Sie die TTL auf 300 Sekunden (5 Minuten), damit Änderungen schneller wirken. Das müssen Sie 24 Stunden vor dem Umzug machen, sonst hat es keine Wirkung.
• Umzug durchführen: Ändern Sie die MX-Records auf die neuen Werte. Warten Sie, bis die Änderungen wirken (das können ein paar Stunden dauern). Testen Sie mit einem Tool wie MXToolbox, ob die neuen MX-Records weltweit sichtbar sind.
• Alte Postfächer behalten: Löschen Sie die alten MX-Records nicht sofort. Lassen Sie sie noch 7 Tage parallel laufen. So kommen E-Mails auch an, wenn irgendwo noch ein alter DNS-Eintrag zwischengespeichert ist.

Jetzt müssen Sie die E-Mails vom alten zum neuen Hoster übertragen. Das geht am einfachsten mit imapsync (ein kostenloses Tool für Linux und Windows). So funktioniert’s:

• Installieren Sie imapsync (z. B. unter Windows mit WSL oder auf einem Linux-Server).
• Führen Sie folgenden Befehl aus (ersetzen Sie die Platzhalter):

imapsync 
  --host1 alter-hoster.de --user1 ihr-benutzername --password1 ihr-passwort 
  --host2 neuer-hoster.de --user2 ihr-benutzername --password2 ihr-passwort 
  --ssl1 --ssl2 --noauthmd5 --useheader "Message-ID" --skipsize --allowsizemismatch

• Der Vorgang kann mehrere Stunden dauern, je nach Postfachgröße. Imapsync zeigt Ihnen an, wie viele E-Mails übertragen wurden.
• Prüfen Sie nach dem Transfer, ob alle Ordner und E-Mails da sind. Besonders wichtig: Gesendete E-Mails, Entwürfe und benutzerdefinierte Ordner.

Was Sie nach dem Umzug sofort tun müssen

Wenn die E-Mails übertragen sind und die MX-Records funktionieren, gibt es noch ein paar Dinge, die Sie erledigen sollten:

• Autoresponder prüfen: Falls Sie Abwesenheitsnotizen oder Weiterleitungen eingerichtet haben, müssen Sie die beim neuen Hoster neu anlegen.
• E-Mail-Clients umstellen: Ändern Sie in Outlook, Thunderbird oder auf den Smartphones die Server-Einstellungen auf die neuen Werte. Testen Sie, ob E-Mails empfangen und gesendet werden können.
• Spam-Filter anpassen: Die meisten Hosting-Pakete haben eigene Spam-Filter. Trainieren Sie den neuen Filter, indem Sie ein paar Spam-E-Mails als „Junk“ markieren.
• Backup der neuen Postfächer: Richten Sie ein automatisches Backup ein – entweder lokal oder mit einem Tool wie MailStore Home (kostenlos für bis zu 5 Postfächer).
• Alten Account kündigen: Erst wenn alles läuft, können Sie den alten Hoster kündigen. Aber: Lassen Sie die alten Postfächer noch 30 Tage bestehen, falls Sie etwas vergessen haben.

Ein letzter Tipp: Machen Sie den Umzug nicht an einem Freitag. Wenn etwas schiefgeht, sitzen Sie am Wochenende ohne E-Mails da – und der Support ist nicht erreichbar. Ich empfehle immer einen Dienstag oder Mittwoch, damit Sie genug Zeit haben, Probleme zu beheben.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen

Falls Ihnen das zu kompliziert ist: Ich übernehme solche Umzüge regelmäßig für Berliner Unternehmen. Ein typischer Umzug für 5 Postfächer kostet zwischen 300 und 600 Euro – je nach Datenmenge und Komplexität. Das ist deutlich günstiger als die 1.800 Euro, die der Steuerberater aus Neukölln fast gezahlt hätte. Und vor allem: Sie haben danach keine bösen Überraschungen.

Melden Sie sich einfach per E-Mail oder Telefon, wenn Sie Hilfe brauchen. Aber bitte nicht erst, wenn der alte Hoster schon die Kündigung bestätigt hat – dann wird’s teuer.