DSGVO-Prüfung durch die Berliner Behörde: Was geprüft wird
Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) gehört zu den aktivsten Datenschutzbehörden in Deutschland. Berliner Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten — also praktisch alle — können mit einer Prüfung rechnen, ob auf Beschwerde hin oder proaktiv. Wer weiß, was geprüft wird, kann sich vorbereiten.
Wie eine DSGVO-Prüfung abläuft
Die meisten Prüfungen beginnen mit einer schriftlichen Anfrage der Behörde: Sie stellen Fragen zu Ihren Datenverarbeitungsprozessen und fordern Dokumente an. In schwerwiegenden Fällen oder bei konkretem Verdacht kommen Prüfer auch vor Ort. Ausgelöst werden Prüfungen durch Beschwerden betroffener Personen (häufigster Auslöser), Datenpannenmeldungen, Medienberichte oder stichprobenartige Branchen-Untersuchungen. Die Behörde untersucht regelmäßig bestimmte Branchen — zuletzt u.a. Arztpraxen, Kanzleien und Online-Händler.
Was bei einer DSGVO-Prüfung kontrolliert wird
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT): Pflicht für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern — aber auch kleinere Unternehmen sollten es führen. Es dokumentiert, welche Daten für welche Zwecke verarbeitet werden.
- Rechtsgrundlagen: Für jede Datenverarbeitung braucht es eine Rechtsgrundlage (Einwilligung, Vertrag, berechtigtes Interesse etc.).
- Datenschutzerklärungen: Website, App und interne Mitarbeiterinformationen werden auf Vollständigkeit und Verständlichkeit geprüft.
- Auftragsverarbeitungsverträge (AVV): Mit allen Dienstleistern, die personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, müssen AVVs bestehen.
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Welche Sicherheitsmaßnahmen schützen die Daten? Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Backup, Schulungen?
- Datenschutzbeauftragter: Ist einer bestellt (wenn Pflicht), ist er ordnungsgemäß gemeldet?
Wie Sie sich vorbereiten können
Die wichtigste Vorbereitung ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Was verarbeiten wir, warum, auf welcher Rechtsgrundlage? Dokumente wie das VVT, die TOMs-Dokumentation und eine aktuelle Datenschutzerklärung sollten immer aktuell und griffbereit sein. Viele Berliner KMU scheuen den Aufwand — aber ein DSGVO-Audit durch einen erfahrenen IT-Dienstleister oder Datenschutzberater ist eine Investition, die bei einer Prüfung bares Geld spart. Bußgelder der BlnBDI lagen in den vergangenen Jahren bei einigen Tausend bis mehreren Hunderttausend Euro.
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