IT-Dokumentation: Warum sie überlebenswichtig für Ihr Unternehmen ist
Stellen Sie sich vor: Ihr IT-Dienstleister ist plötzlich nicht mehr erreichbar. Oder ein Mitarbeiter, der „alles wusste“, kündigt. Und plötzlich weiß niemand mehr, wo das Server-Passwort steht, welche IP-Adresse der Router hat oder wann das SSL-Zertifikat abläuft. IT-Dokumentation ist keine Bürokratie — sie ist die Lebensversicherung Ihrer IT-Infrastruktur.
Was IT-Dokumentation umfasst
Eine gute IT-Dokumentation hält alle relevanten Informationen fest, die benötigt werden, um die IT zu betreiben, wiederherzustellen oder an Dritte zu übergeben:
- Netzwerkplan: IP-Adressen aller Geräte, VLAN-Struktur, Router- und Switch-Konfiguration, WLAN-SSIDs und -Passwörter.
- Server-Dokumentation: Betriebssystem, installierte Dienste, Konfiguration, Zugangsdaten (verschlüsselt gespeichert), Backup-Strategie.
- Software-Inventar: Alle eingesetzten Programme mit Lizenzen, Lizenznummern und Support-Kontakten.
- Kontakte: IT-Dienstleister, Hoster, Domain-Registrar, Hersteller-Support — mit Kundennummern.
- Notfallplan: Was ist bei einem Ausfall zu tun? Wer wird wann informiert? Wo sind die Backups?
- Hardware-Inventar: Alle Geräte mit Seriennummer, Kaufdatum, Garantiestatus und Standort.
Wie Berliner KMU IT-Dokumentation praktisch umsetzen
Die häufigste Ausrede: „Wir haben dafür keine Zeit.“ Das stimmt — für eine Rundum-Dokumentation auf einen Schlag. Der pragmatische Ansatz: Dokumentieren Sie, was Sie haben, wenn Sie es sowieso anschauen. Neues Gerät einrichten? Direkt dokumentieren. VPN konfiguriert? Aufschreiben. Innerhalb von 6 Monaten haben Sie so eine brauchbare Grundlage. Für die Ablage eignet sich ein einfaches IT-Handbuch (Word oder OneNote), ein dediziertes Tool wie IT-Glue oder Hudu (für MSPs konzipiert, aber auch für KMU geeignet) oder schlicht ein verschlüsseltes KeePass-Dokument für Zugangsdaten plus ein gemeinsames Dokument für alles andere.
Ein externer IT-Dienstleister sollte Ihrer IT-Dokumentation immer Zugang haben — oder eine eigene Kopie führen. Im Ernstfall ist das der Unterschied zwischen 2 Stunden und 2 Tagen Wiederherstellungszeit.
Sie haben Fragen zu Ihrer IT-Infrastruktur? Kontaktieren Sie uns — wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich in Berlin.
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