Laptop, Server, Cloud-Abo: Was Sie wirklich aufschreiben müssen – und was Sie sich sparen können

57 Geräte im Netzwerk, 3 Cloud-Abos, 2 alte Server im Keller – und keiner weiß, was davon wirklich gebraucht wird. Die klassische IT-Inventur dauert Tage, kostet Nerven und bringt am Ende doch nur eine Excel-Liste, die niemand anfasst. Dabei reichen 2 Stunden, wenn Sie wissen, worauf es ankommt. Nicht auf jedes Kabel, sondern auf das, was Ihr Geschäft am Laufen hält – und was Sie unnötig Geld kostet.

Was Sie brauchen: Eine Liste, die Ihnen Geld spart – nicht eine, die Staub fängt

Die meisten Inventurlisten sind überladen. Seriennummern, MAC-Adressen, Kaufdaten – alles schön und gut, aber wenn Sie nicht gerade eine Behörde sind, die alles dokumentieren muss, bringen Ihnen diese Details nichts. Was Sie wirklich brauchen, sind drei Dinge:

• Was läuft noch? (Geräte, die produktiv genutzt werden)
• Was kostet Geld? (Abonnements, Lizenzen, Wartungsverträge)
• Was ist ein Risiko? (veraltete Software, unsichere Geräte, Single Points of Failure)

Alles andere können Sie sich sparen. Wenn ein Drucker seit zwei Jahren nicht mehr benutzt wird, interessiert es niemanden, wann er gekauft wurde. Entscheidend ist: Brauchen Sie ihn noch? Wenn nicht, weg damit – er frisst nur Strom, Platz und Wartungskosten.

Die 2-Stunden-Methode: So erfassen Sie nur das Wesentliche

Nehmen Sie sich einen Raum nach dem anderen vor. Nicht chronologisch, nicht nach Gerätetyp, sondern nach Nutzung. Fangen Sie dort an, wo die wichtigsten Prozesse laufen – meistens im Büro oder im Lager. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt 1: Geräte erfassen, die produktiv genutzt werden

   Notieren Sie jedes Gerät, das aktuell im Einsatz ist. Nicht jedes Detail, sondern:

   • Gerätetyp (Laptop, PC, Server, Drucker, Switch)
   • Betriebssystem (Windows 10, Windows Server 2016, etc.)
   • Hauptnutzer (Abteilung oder Person)
   • Wichtige Software (z. B. „Buchhaltung: Datev“, „CAD: AutoCAD 2020“)

   Beispiel: „Büro-PC, Windows 10, Frau Meier (Buchhaltung), Datev, Office 365“. Das reicht. Seriennummern können Sie später nachtragen, wenn es wirklich nötig ist – etwa für Garantiefälle.

2. Schritt 2: Abos und Lizenzen checken

   Cloud-Dienste, Software-Abos, Wartungsverträge – hier wird oft Geld verbrannt. Gehen Sie Ihre Kontoauszüge der letzten 12 Monate durch und listen Sie auf:

   • Name des Dienstes (Microsoft 365, Dropbox, TeamViewer)
   • Kosten pro Monat/Jahr
   • Anzahl der Nutzer
   • Letzte Nutzung (z. B. „Dropbox: 3 Nutzer, letzte Aktivität vor 6 Monaten“)

   Wenn ein Abo seit einem halben Jahr nicht mehr genutzt wird, kündigen Sie es. Keine Diskussion. Die meisten KMU zahlen für Dienste, die niemand mehr braucht – weil sich niemand die Mühe macht, nachzusehen.

3. Schritt 3: Risiken identifizieren

   Jetzt kommt der wichtigste Teil: Was könnte Ihr Geschäft lahmlegen? Konzentrieren Sie sich auf:

   • Veraltete Software: Windows 7, Server 2012, Office 2010 – alles, was keine Sicherheitsupdates mehr bekommt, ist ein Einfallstor für Hacker.
   • Single Points of Failure: Ein einziger Server, der alles speichert? Ein Router, der das ganze Netzwerk steuert? Wenn das Ding ausfällt, steht alles still.
   • Unsichere Geräte: Laptops, die noch nie ein Update gesehen haben, oder private Geräte, die im Firmennetzwerk hängen.

   Notieren Sie diese Punkte separat. Das ist Ihre To-do-Liste für die nächsten Wochen – nicht für die Inventur.

Was Sie nicht brauchen: Der ganze Rest

Vergessen Sie:

• Seriennummern (außer bei Garantiefällen)
• Kaufdaten (wenn das Gerät älter als 5 Jahre ist, ist es eh Zeit für einen Austausch)
• Detaillierte Hardware-Spezifikationen (außer bei Servern oder Spezialgeräten)
• Inventarnummern (wenn Sie keine Behörde sind, brauchen Sie die nicht)

Ihre Inventur soll Ihnen Klarheit verschaffen – nicht Sie mit Daten erschlagen. Wenn Sie am Ende eine Liste haben, auf der steht, was läuft, was Geld kostet und was ein Risiko ist, haben Sie alles, was Sie brauchen.

So halten Sie die Liste aktuell – ohne Aufwand

Eine Inventur bringt nichts, wenn sie nach drei Monaten wieder veraltet ist. Machen Sie es sich einfach:

• Neue Geräte: Tragen Sie sie direkt in die Liste ein, wenn sie angeschafft werden. Nicht „später“, nicht „wenn ich Zeit habe“ – sofort.
• Abonnements: Prüfen Sie alle 6 Monate, ob noch alles genutzt wird. Kündigen Sie, was nicht mehr gebraucht wird.
• Risiken: Gehen Sie Ihre Risikoliste alle 3 Monate durch und arbeiten Sie sie ab. Ein veralteter Server ist kein Problem, wenn Sie ihn in den nächsten 3 Monaten ersetzen.

Nutzen Sie Tools, die Ihnen Arbeit abnehmen. Ein einfaches Tabellenblatt reicht für die meisten KMU. Wenn Sie mehr brauchen, gibt es günstige Inventar-Software wie Snipe-IT oder GLPI – aber fangen Sie erstmal mit Excel an. Komplexität bringt nichts, wenn sie nicht genutzt wird.

Am Ende geht es nicht darum, eine perfekte Liste zu haben. Es geht darum, dass Sie wissen, was in Ihrer IT läuft – und was Sie loswerden können. Denn jede ungenutzte Lizenz, jedes veraltete Gerät und jedes überflüssige Abo kostet Sie Geld. Und das können Sie sich sparen.