Datenschutz bei Videokonferenzen: Was Berliner Unternehmen beachten müssen
Videokonferenzen sind seit der Pandemie aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Doch welche Tools dürfen Berliner Unternehmen DSGVO-konform einsetzen? Die Antwort ist nicht immer eindeutig — und hängt davon ab, welche Daten in den Meetings besprochen werden und wer teilnimmt.
Die datenschutzrechtlichen Anforderungen
Bei Videokonferenzen werden personenbezogene Daten verarbeitet: Bild und Ton der Teilnehmer, Namen, E-Mail-Adressen, Chat-Nachrichten, geteilte Bildschirminhalte und — bei aktivierter Funktion — Aufzeichnungen und Transkriptionen. Als Verantwortlicher müssen Sie sicherstellen: Wo werden diese Daten verarbeitet und gespeichert? Gibt es einen AVV mit dem Anbieter? Werden Daten in Drittländer (USA) übertragen?
Die wichtigsten Tools im DSGVO-Vergleich
- Microsoft Teams: Teil von Microsoft 365, für europäische Kunden mit EU-Datengrenze verfügbar. AVV über Microsoft-365-Nutzungsbedingungen inkludiert. Datenschutzrechtlich akzeptabel mit korrekter Konfiguration, aber komplex.
- Zoom: Amerikanischer Anbieter. Seit 2023 bietet Zoom für Unternehmenskunden eine europäische Datenverarbeitungsoption an. Ein AVV ist verfügbar. Dennoch bleibt die US-rechtliche Reichweite über den Cloud Act ein Restrisiko — für besonders sensible Gespräche nicht empfehlenswert.
- Google Meet: Aufgrund der umfassenden Datenverarbeitung durch Google und der US-Rechtsreichweite für DSGVO-sensible Inhalte problematisch. Für Berliner Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen nicht empfohlen.
- Jitsi Meet (selbst gehostet): Open-Source-Lösung, die auf dem eigenen Server oder einem deutschen Hoster betrieben werden kann. Maximale Datenkontrolle, keine Abhängigkeit von Drittanbietern. Kostenlos. Nachteil: erfordert technisches Know-how für Einrichtung und Wartung.
- Wire for Business: Schweizer Anbieter, Ende-zu-Ende-verschlüsselt, europäische Server. DSGVO-konform und für sensible Geschäftsgespräche geeignet. Ab 4 €/Nutzer/Monat.
Praktische Empfehlung für Berliner KMU
Für die meisten Berliner KMU ohne besonders sensible Daten ist Microsoft Teams die pragmatische Lösung — bereits in Microsoft 365 enthalten, weit verbreitet und mit vertretbarem Datenschutzniveau bei korrekter Konfiguration. Für Praxen, Anwälte, Steuerberater oder Unternehmen, die vertrauliche Inhalte besprechen, sollte eine selbst gehostete Lösung (Jitsi) oder Wire for Business ernsthaft geprüft werden. In jedem Fall: Aufzeichnungen und automatische Transkriptionen nur mit expliziter Einwilligung aller Teilnehmer aktivieren.
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